Excel報表如何取仟元表達




通常非雜魚類稍具規模的企業,隨便一個數字幾十萬上下,所以會計師查核報表皆以仟元表達,基於重大性原則,幾十幾百的數字尾巴都被砍掉了。同樣道理,企業內部的管理報表或者會議簡報,為了減少被老闆嫌囉嗦的風險,很多時候也會採用仟元表達,於是乎如何快速將Excel報表「成千上萬」,值得琢磨琢磨,在此分享一兩個小撇步。

一、首先,系統報表跑出來是以元為單位,看起來傷眼力,而且仟元以下數字根本可以無視摃掉。

範例報表

二、說到取仟元,腦筋不轉彎的話就是帶公式,除以一千拉下來,無關緊要的尾巴一刀砍,看起來清爽許多。

範例報表

三、除了老實人招式,當然有更華麗炫技的,隨便找個角落輸入1,000,把這1,000按「Ctrl+C」組合鍵快捷複製,然後選取C6-C17的範圍,按住Ctrl鍵不放,再選取E6-E17範圍,如此便同時選取了不同區域範圍的儲存格,接著按滑鼠右鍵,選單中點擊「選擇性貼上」,在跳出來視窗點選「除」功能,最後按確定。

選擇性貼上

運算:除

四、剎那間,所有被選取數字都成千了,這一招不賴吧!

報表取仟元效果

五、上面作法有個小問題,全部數字取千位了,遇到有加總情形,很容易出槌,合計數大有可能不等於各個數字相加,會有加一或減一的尾差。這是因為雖然取千元,但Excel過於貼心,各個儲存格仍然保留原來數值,只是顯示時自動四捨五入進仟位了。以圖示為例,表面上怎麼看都是”285,854″,實際檢視儲存格檢視,千位以下的尾巴安在(285854.381585)。此例ABCD四項業務加總,每項業務剛好都被四捨砍掉,可是依照原值加起來總數卻大有可能該五進位了,不知情者簡報看到這裡肯定覺得奇怪,勢必,小小財務得費一番唇舌,但再怎麼解釋,印象分數差一截了。

儲存格裡仍有尾數

七、目前我想到解決方法是Rounding。首先依照原來方法除以1,000,關鍵是外面再冠一層函數:「=ROUND(C7/1000,0),邏輯意思是將數值「C7/1000」四捨五入,進位到整數(函數中逗號後面的零,表示取到零個小數點)。

再次取仟元

 

ROUND函數

八、同樣把公式拉下來,四項業務加總數仍然有尾差,重點在必須將加總儲存格的內容改為函數:「=SUM(D7:D10)」,如此一來,保證不會有尾差,可以放心交出報表囉!

使用SUM函數

修正報表完成






當前文章延伸閱讀:
經典操作