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Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差

Excel儲存格數值格式可設置小數位,這樣不會改變內容,取整數位顯示10元,實際上還是10.49元,報表可能會有加總尾差,本文介紹ROUND和SUM函數解決這個問題。

通常稍具規模企業,隨便一個數字幾十萬上下,所以會計師的查核報表,皆是以仟元表達,因為基於重大性原則,幾十幾百的數字尾巴都被砍掉了。同樣道理,企業內部財務報表或是會議簡報,為了便於閱讀理解,大部份也會採用仟元表達。於是乎,如何快速將Excel報表「成仟上萬」,值得好好琢磨琢磨,在此分享相關小技巧:

一、原始報表

系統報表跑出來是以元為單位,看起來很傷眼力,不容易解讀,其實那些仟元以下的數字,根本沒有攸關性,不影響管理決策(不痛不癢),可以無視摃掉。

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第1張

二、除以1000取仟元

說到取仟元,簡單直接的就是帶公式:「=C5/1000」,除以一千拉下來,仟元以下尾數一刀砍,看起來清爽許多。

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第2張

三、選擇性貼上

除了簡單公式,當然還有更華麗炫技的,隨便找個空白儲存格輸入「1000」,把這儲存格按「Ctrl+C」快速組合鍵複製,然後選取C6到C10的範圍,按住Ctrl鍵不放,再選取E6到E10範圍,如此便同時選取不同區域範圍的儲存格,接著滑鼠右鍵,選單中點擊「選擇性貼上」。

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第3張

四、運算貼上

在跳出來的視窗勾選「除」功能,最後按「確定」。

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第4張

五、仟元表達

剎那間,所有被選取數字皆已成仟,這一招還蠻炫的吧!

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第5張

六、四捨五入尾差

上面作法有個小問題,全部數字取仟位,遇到有加總情形,很容易出槌,合計數有可能不等於各個數字相加,會有加一減一的尾差。以範例來說,「43,561+117,967+65,342+58,983=285,853」,和儲存格C6「285,854」差了1元。這是因為縱使取了仟元,但Excel非常貼心,各個儲存格仍然保留原來數值,只是顯示時自動四捨五入進仟位了。以圖示為例,表面上怎麼看都是「285,854」,實際檢視儲存格內容,仟以下尾數仍在(285854.381585)。所以ABCD四項收入加總,每項收入可能剛好都被四捨砍掉,可是依照原值加起來,總數卻大有可能該五入進位了。

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第6張

七、ROUND函數

有個解決四捨五入的函數:「ROUND」。首先依照原來方法除以1000,關鍵是外面再包一層函數:「=ROUND(C5/1000,0)」,意思是將數值「C5/1000」四捨五入,進位到整數,函數中逗號後面的零,表示取到零個小數點,也就是取整數。

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第7張

八、SUM函數

同樣公式拉下來,四項收入加總數仍然有尾差,重點在必須將加總儲存格的內容改為函數:「=SUM(D6:D9)」,如此一來,保證不會有尾差,可以放心交出報表囉!

Excel應用ROUND及SUM函數,財務報表取仟元不再尾差 經典函數 第8張

會計人的帳務品質和專業形象

本文所介紹的報表尾差,不知情者光看簡報,會覺得奇怪,勢必得解釋一番,雖然對內對外都是補充說明的,但再怎麼解釋,印象分數已經差一截了。因此這個SUM加總程序可以考慮列入會計人SOP,每張報表即使公式設置再怎麼完美,有加總的地方還是要一一檢查避免出錯。魔鬼出在細節裡,會計人的帳務品質和專業形象,同樣出在細節裡。

本文內容取自《會計人的Excel小教室(增訂版)》,書本仍然是最好的學習方法,今天就買本書吧!

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